การจัดองค์การ

การจัดองค์การ ( Organizing)

นักทฤษฎีองค์การทั้งหลายพยายามที่จะออกแบบองค์การ เพื่อรวบรวมเอาพนักงานทั้งหลายขององค์การที่จะต้องทำงานร่วมกัน  และมีความจำเป็นที่จะต้องประสานงาน  เพื่อให้งาน

ได้รับมอบหมายบรรลุวัตถุประสงค์ขององค์การ ซึ่งการจัดองค์การถือว่าเป็นหัวใจสำคัญของกระบวนการบริหารการจัดการ โดยเฉพาะอย่างยิ่งงานบางอย่างไม่สามารถทำเพียงคนเดียวได้  หลาย ๆ คนจำต้องรวมตัวกันเป็นกลุ่มที่เรียกว่า  “  องค์การ  ”  ดังที่  CHESTER  I  BARNARD  กล่าวว่า  องค์การเป็นระบบของการร่วมมือร่วมใจของมนุษย์

ดังนั้น  การจัดองค์การก็เพื่อให้โครงสร้างของกลุ่มคน  และกลุ่มตำแหน่งงานต่าง ๆ ที่จะไปรองรับกับแผนงานที่กำหนดไว้  และเป็นโครงสร้างที่จัดขึ้น  เพื่อประสานให้ทุกฝ่ายเข้าใจได้ดี  ช่วยลดความซ้ำซ้อนผู้บริหารจึงจำเป็นต้องจัดองค์การให้มีลักษณะที่สมดุลเพื่อประโยชน์ขององค์การ

ความหมายของการจัดองค์การ

การจัดองค์การ  (Organizing)  คือ  กระบวนการกำหนดความสัมพันธ์ระหว่าง

คนงานและกิจกรรมต่างๆขององค์การเพื่อที่จะก่อให้เกิด การใช้ทรัพยากรขององค์การให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด

            การจัดองค์การ (Organizing) คือ  การจัดระเบียบกิจกรรมต่าง ๆ ในองค์การ และ

มอบหมายงานให้คนปฏิบัติเพื่อให้บรรลุผลสำเร็จตามวัตถุประสงค์หรือเป้าหมาย  การจัดองค์การที่ดี จะช่วยให้การบริหารการจัดการมีประสิทธิภาพได้เนื่องจาก

1. ทำให้ทราบขอบเขต ความรับผิดชอบ และอำนาจหน้าที่ต่าง ๆ

2. ช่วยป้องกันการทำงานที่ซ้ำซ้อน

3. ช่วยประสานงานในหน้าที่ต่าง ๆ ได้ดี

4. ช่วยลดปัญหาความขัดแย้งระหว่างพนักงานในองค์การได้

5. สามารถแสดงให้เห็นตัวภาระหน้าที่ความรับผิดชอบได้ชัดเจน

6. ทำให้มีระบบการสื่อสารตามสายการบังคับบัญชาที่ดี

หลักของการจัดองค์การ

หลักสำคัญของการจัดองค์การ  ควรมีวัตถุประสงค์ที่ชัดเจน,  อำนาจหน้าที่ความรับผิดชอบ , ความรับผิดชอบของผู้บังคับบัญชา ,  สายบังคับบัญชา ,  ช่วงการบังคับบัญชา ,  การประสานงาน ,  หลักของการทำงานเฉพาะอย่าง  และเอกภาพในการบังคับบัญชา

องค์ประกอบของการจัดองค์การจะประกอบไปด้วย  การแบ่งงานกันทำ  (Division of  work)  การจัดแผนกงาน  (Departmentalization)  การกระจายอำนาจหน้าที่  (Distribution  of  Authority)  และการประสานงาน  (Co-ordination)การจัดองค์การจะปรากฏขึ้นในรูปแผนภูมิองค์การที่เกิดจากการลากเส้นต่าง ๆ เพื่อให้เห็นการแบ่งแยกกลุ่มงาน  ผู้รับผิดชอบ  ตามลำดับลดหลั่นกันไป

รูป แผนภูมิองค์การ

             รูปแผนภูมิองค์การนั้นก็คือ ความสัมพันธ์ที่เป็นทางการของสมาชิกในองค์การหรือที่เรียกว่า  องค์การที่เป็นทางการ (Formal  Organization)  แต่อย่างไรก็ตามองค์การมีการเปลี่ยนแปลงเสมอ  ดังนั้น  สายสัมพันธ์ในองค์การก็จะมีการเปลี่ยนแปลงเช่นกัน ซึ่งเราเรียกความสัมพันธ์ดังกล่าวว่าองค์การที่ไม่เป็นทางการ (Informal  Organization)  องค์การที่ไม่เป็นทางการมีอยู่ทุกแห่ง  ซึ่งเป็นองค์การที่เกิดจากความสัมพันธ์ส่วนตัว มีทั้งข้อดีและข้อเสีย

รูป องค์การที่เป็นทางการ และองค์การที่ไม่เป็นทางการ

            -  องค์การที่เป็นทางการ (Formal Organization) คือ กลุ่มหรือองค์การที่ถูกกำหนดขึ้นโดยโครงสร้างขององค์การซึ่งมีกฎเกณฑ์ รวมทั้งระบบสายการบังคับบัญชาที่กำหนดขึ้น

  -  องค์การที่ไม่เป็นทางการ (Informal Organization) คือกลุ่มหรือองค์การที่เกิดจากการ รวมตัวของปัจเจกบุคคล โดยอาศัยพื้นฐานทางด้านผลประโยชน์และสายสัมพันธ์ความเป็นเพื่อน ลักษณะของความสัมพันธ์ภายในจึงไม่มีกฎเกณฑ์ข้อบังคับที่แน่นอน

การจัดโครงสร้างขององค์การ

            หมายถึง  การกำหนดหน่วยงานในแต่ละระดับให้เชื่อมโยงงานเข้าด้วยกัน  โดยอาจจะ

เชื่อมโยงงานในลักษณะแนวดิ่ง  หรือแนวนอนก็ตาม  ให้มีการประสานกิจกรรมต่าง ๆ  ในแต่

ละระดับเพื่อให้เกิดประสิทธิภาพ

ความสำคัญของการออกแบบโครงสร้างองค์การ

เป็นส่วนประกอบที่สำคัญประการหนึ่งของการจัดการที่มีประสิทธิภาพ  เนื่องจาก

เหตุผล 4 ประการคือ

1. เพื่อให้องค์การมีความคล่องตัว เมื่อองค์การมีขนาดใหญ่ขึ้นรูปแบบขององค์การ

จึงต้องปรับเปลี่ยนไปทำให้มีการกระจายอำนาจไปสู่ผู้บริหารระดับล่างมากขึ้น

  2. รูปแบบขององค์การจะต้องสอดคล้องกับลักษณะของแผนกลยุทธ์ที่องค์การเลือกใช้ เมื่อองค์การมีการปรับเปลี่ยนรูปแบบแผนกลยุทธ์ที่ใช้ ก็จะต้องมีการปรับเปลี่ยนองค์การ เพื่อให้การดำเนินการตามแผนกลยุทธ์มีประสิทธิภาพ

3. รูปแบบขององค์การจะแตกต่างไปตามประเภทของงานที่ทำหากมีก

เปลี่ยนแปลงขอบข่ายของงานหรือลักษณะงานที่ทำ  องค์การจึงจำเป็นต้องมีการปรับเปลี่ยนรูปแบบขององค์การ  เพื่อให้สอดคล้องกับขอบข่ายหรือลักษณะของงานที่ทำเช่นกัน

4.เมื่อองค์การมีการพัฒนาเทคโนโลยีแผนกงานบางแผนกอาจจะต้องยุบ หรือเปลี่ยนลักษณะงานใหม่ จึงจำเป็นต้องมีการปรับเปลี่ยนรูปแบบขององค์การใหม่ ให้สอดคล้องกับวิวัฒนาการทางด้านเทคโนโลยี

รูประบบการจัดการทรัพยากรมนุษย์

    กระบวนการจัดหาบุคคลหรือกิจกรรมต่าง ๆ ที่จัดเป็นหน้าที่ทางการบริหารทรัพยากรมนุษย์ในความหมายของ Staffing ประกอบด้วยขั้นตอนดังต่อไปนี้

  1. กระบวนการวางแผนทรัพยากรมนุษย์

  2. การสรรหาบุคคล

  3. การคัดเลือกบุคคล

  4. การบรรจุแต่งตั้ง

  5. การฝึกอบรมและการพัฒนา

  6. การประเมินผลการปฏิบัติงาน

  7. การเปลี่ยนแปลงตำแหน่งงาน

รูปกระบวนการจัดหาทรัพยากรมนุษย์

กระบวนการวางแผนทรัพยากรมนุษย์  (Human Resource Planning)

                การวางแผนทรัพยากรมนุษย์  หมายถึง  กระบวนการวิเคราะห์คาดการณ์ความต้องการทรัพยากรมนุษย์ในอนาคตขององค์การ โดยให้สอดคล้องกับวัตถุประสงค์หรือเป้าหมายขององค์การตลอดจนการกำหนดลักษณะของบุคลากรที่เหมาะสมกับงานแต่ละอย่างและเพียงพอที่จะปฏิบัติงานในเวลาหนึ่งเวลาใดอย่างเหมาะสมได้อย่างมีประสิทธิภาพ

                การวางแผนทรัพยากรมนุษย์   หมายถึง การคาดคะเนอย่างเป็นระบบในเรื่องของอุปสงค์ อุปทาน ของพนักงานขององค์การหรือกระบวนการตัดสินใจโดยใช้ข้อมูลเพื่อให้แน่ใจว่าองค์การสามารถหาคนที่มีความรู้ความสามารถ เข้ามาทำงานตามระยะเวลาที่องค์การต้องการ

การวางแผนทรัพยากรมนุษย์   หมายถึง กระบวนการคาดการณ์ความต้องการ

ทรัพยากรบุคคลขององค์การเป็นการล่วงหน้าว่าต้องการบุคคลประเภทใดระดับใดจำนวนเท่าใดและต้องการเมื่อใด

ความจำเป็นในการวางแผนทรัพยากรมนุษย์

    สาเหตุความจำเป็นในการวางแผนทรัพยากรมนุษย์ มีดังนี้คือ

               1.สภาวะต่าง ๆ ในการดำเนินงานมีการเปลี่ยนแปลงอยู่เสมออย่างรวดเร็วหากองค์การไม่มีการวางแผนกำลังคนเพื่อการรองรับการเปลี่ยนแปลง ย่อมก่อให้เกิดปัญหาขึ้นได้ เช่น การขาดอัตรากำลังคนในองค์การ เป็นต้น

               2.ปัจจุบันนี้องค์การมีความสลับซับซ้อนมากขึ้น องค์การจำเป็นต้องใช้บุคลากร  ที่มีความรู้ความสามารถ  จึงทำให้ต้องมีการวางแผนกำลังคนเพราะกว่าจะได้บุคลากรที่มีความรู้  ความสามรารถ  ต้องพัฒนาฝึกอบรม ซึ่งใช้เวลาค่อนข้างมาก

               3.ข้อกำหนดและกฎหมายของรัฐ มีอิทธิพลต่อการดำเนินการบริหารงานบุคคล เช่น กฎหมายแรงงานสัมพันธ์กฎหมายคุ้มครองด้านแรงงานจึงทำให้นักบริหารต้องวางแผนกำลังคนให้เหมาะสม

               4.ต้องการให้เกิดความสมดุลระหว่างทรัพยากรบุคคลในตำแหน่งงานต่าง ๆ กับปริมาณงานที่จะต้องทำในอนาคต

               5.ใช้ข้อมูลที่ได้จากการวางแผนทรัพยากรมนุษย์เป็นประโยชน์ในการบริหารการจัดการบุคคลในด้านอื่น ๆ เช่น การว่าจ้าง การบรรจุแต่งตั้ง การฝึกอบรม การเลื่อนตำแหน่งและการจ่ายค่าตอบแทน เป็นต้น

               6.ช่วยให้การจ้างอัตรากำลังคนใหม่เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ

               7.เป็นแนวทางในการสร้างกำลังคนให้สอดคล้องกับความต้องการขององค์การ

               8.ช่วยให้กิจกรรมต่างในด้านอัตรากำลังคนเป็นไปอย่างมีระบบ

กระบวนการในการวางแผนทรัพยากรมนุษย์

   การวางแผนทรัพยากรมนุษย์ควรพิจารณาขั้นตอนต่าง ๆ ไว้ดังนี้

               ขั้นที่ 1  การพิจารณาเป้าหมายและแผนขององค์การ คือ การศึกษาและพิจารณาแผนงานที่องค์การได้กำหนดไว้เพื่อจะนำผลของการศึกษามาจัดวางข้อมูลด้านบุคลากรในอนาคต

                 ขั้นที่ 2  การพิจารณาสถานการณ์ทรัพยากรมนุษย์ในปัจจุบัน คือ การสำรวจ และการจำแนกตามประเภทต่าง ๆ  เช่น  ตามลักษณะงาน  เพศ  อายุ  และการศึกษา  เป็นต้น

               ขั้นที่ 3  การคาดการณ์ทรัพยากรมนุษย์  เป็นการพิจารณาถึงความต้องการจำนวน ประเภทของพนักงานที่องค์การต้องการซึ่งต้องพิจารณาโดยละเอียดถึงปัจจัยที่เกี่ยวข้อง เช่น การโยกย้าย  การลาออก การเลื่อน ตำแหน่ง การเกษียณอายุ เป็นต้น

               ขั้นที่ 4  การกำหนดแผนการปฏิบัติ เมื่อได้คาดการณ์ทรัพยากรมนุษย์แล้ว จึงกำหนดออกมาเป็นแผนงานเพื่อปฏิบัติเช่นแผนการสรรหา แผนการคัดเลือก แผนการบรรจุ แผนการฝึกอบรมเป็นต้น

               ขั้นที่ 5  การตรวจสอบและการปรับปรุงขั้นตอนนี้เป็นการตรวจสอบเปรียบเทียบและปรับปรุงแก้ไขเพื่อให้กระบวนการวางแผนทรัพยากรมนุษย์เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ

 รูปกระบวนการวางแผนทรัพยากรมนุษย์

     การสรรหาบุคลากร (Recruitment)

               การสรรหาบุคลากร เป็นงานขั้นแรกและเป็นงานที่มีความสำคัญในกระบวนการจัดคนเข้าทำงาน (Staffing) เป้าหมายก็คือ ให้ได้คนที่มีความรู้ความสามารถมาทำงานในองค์การนั่นเองเพราะความสำเร็จขององค์การก็ขึ้นอยู่กับคุณภาพของบุคลากร ดังนั้น การสรรหาคัดเลือกย่อมต้องรอบคอบ เช่นเดียวกัน

                การสรรหา คือ  กระบวนการในการแสวงหาเสาะหาและจูงใจผู้สมัครงานที่มีความรู้ความสามารถให้มาทำงานในองค์การ

                การสรรหา คือ กระบวนการในการพยายามเสาะแสวงและจูงใจให้บุคคลที่มีคุณสมบัติที่เหมาะสม ตามที่องค์การกำหนดไว้ ให้เข้ามาสมัครงานในองค์การ

  

ขอบคุณ www.gotoknow.org

สืบค้นเมื่อวันที่ 8/พฤษจิกายน/2560